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結論說得漂亮, 說服力100% : 38個不被誤解的說話技巧, 活用「倒金字塔說話術」人際溝通無往不利

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一開始就將這本書最重要的部份告訴你。(這是作者教的)
「令人驚艷的開場白」就是先說出「結論」活用38個「倒金字塔說話術」,你能「圓融說話」、「精準回答」,還能立刻說服各種人!
為什麼有人說話總是又臭又長,讓人呵欠聲連連?想像一下,如果面試、會議報告時,你只有三分鐘的時間,如何才能在眾人中脫穎而出?很簡單,你的說話內容就得像「水果日報、電視新聞」一樣,要有「令人驚艷的開場白」才會讓人想繼續聽下去。「令人驚艷的開場白」怎麼說?只要運用「倒金字塔說話術」──把最精彩的結論,放在最前面說,次要的內容放在後面,不僅能成功說服各種人,無論報告、求職面試、會議,都能留下好印象,從此溝通更有自信。
◆把結論說得漂亮,除了拿回說話主導權,你還能:減少「失言」的機率馬上引起對方興趣、滿足聽眾的好奇心重要會議、緊急事件時,不會讓對方覺得「你到底在講什麼?」迅速讓對方理解事情的全貌,不讓他有胡思亂想的空間不會造成對方誤解,還能引導對方進行確認
本書作者曾擔任全球知名公關「偉達公共關係顧問公司」的日本分公司總經理,專門幫助公司或公眾人物避免在面對媒體時發表不當發言,至今已為3500多位企業主管、政府高層等處理危機,提升企業形象及經營績效。
作者坦承自己也曾說錯話造成失言,他認為「說話順序」錯誤,很容易引起對方誤會,甚至引起群眾圍剿,因此他將報紙、新聞媒體所運用的寫作模式「倒金字塔」應用在人際溝通上,因為人們在看報時,首先會注意標題,其次看導言、最後看標題的內容。也就是說,在「第一時間」就說出結論,更能克服緊張,不論是報告、演講、面試、記者會,不僅能妥善處理危機,成功說服他人,溝通表達更順暢!
◆ 逆轉自然的說話方式!「倒金字塔說話術」的最強結構
【第1層】導言──一開頭就解答疑問將「結論」說在前面,簡潔敘述事件的5W1H,也就是When、Where、Who、When、What、Why、How,就算雙方沒有共通資訊,也能用導言吸引對方注意。【第2.3.4層】【細目】──掌握「先重後輕」的原則將次要的內容放在後面說,逐一交代事情理由、原因、背景、起源,說話就會像說故事一樣動聽。只要一開始先說出「結論,接著再慢慢鋪陳細節,即使對方不懂專業用語,也能一開始就抓住重點,尤其是忙碌的主管根本沒有時間聽你「慢慢說」,這時候「倒金字塔說話術」就能瞬間讓人記住你!
◆加強「導言」的說服力道,把話說得更好!
想說服他人時,可在話中加入事實、統計、比較、個人經驗等來加強。能讓說話更具真實性與說服力。
● 「研發新產品是敝公司發展的基礎。」→無法引起興趣,對方只會覺得「喔,是這樣啊」「這十年來,我們都會提撥每年營業額的20%作為本年的研發經費」→加入【事實】說服關鍵這樣不但能提高對方興趣,甚至誘導對方說出:「具體的研發費用是多少呢?」、「貴公司在從事哪方面的研發呢?」等問題。
●「本公司口香糖預防蛀牙的效果,是業界第一。」→沒有數據比較,真實性低。「根據墨爾本大學牙醫學系的實驗證明,本公司口香糖預防蛀牙的效果,比他牌含有木糖醇的口香糖高出二倍。」→加入【比較】說服關鍵在內容中提出比較對象、統計數據或是權威專家的意見,就能更具說服力。
◆不想讓對方誤會,讓溝通產生距離感,你還能這麼說:
【不認同對方看法時】╳ 忌使用YesBut說話術!先說「您說的沒錯」緊接著說「但是…」對方也許會覺得這樣應該沒有關係,或是不認為自己有錯○ 一開始就明確表示「不是這樣的」接著說「但是我能理解……」這樣的安慰才不會太過虛假。【職場溝通】╳ 主管總是習慣先說「一定很累吧、真是辛苦你了」緊接著提出「但是專案毫無進展…」等抱怨對方會覺得你不是在責罵他,把主管的話解釋為「原來這樣沒關係」○ 直接說出主張,再安慰對方「我知道你很努力了,但是沒有成果,一切就沒意義了…」【人際】╳「你真不愧是老手!」對方可能會扭曲「你是想說我老嗎?」○ 別用「真不愧、出乎意料的是、相對來說」當開頭,這三句冷箭也很容易引起對方誤解。
◆ 「倒金字塔」冷靜回話三部曲
「回話技巧」也一樣重要,如何聰明回話才不會引起誤解,只要依序【標題答覆】→【導言答覆】→【細目答覆】,就能讓傳達訊息更聚焦!
《面試案例》除了敝公司外,您還有應徵其他公司嗎〈Who〉?
Step1【標題答覆】是。除了貴公司之外,我還應徵了另外三家公司〈Who〉。但是我最想進入的還是貴公司。
Step2【導言答覆】我應徵的另外三家公司〈Who〉,都是位在東京〈Where〉的化妝品製造商〈What〉。它們是在二次大戰前〈When〉開始營業的大規模公司,但是我還是希望能進入一家能有許多成長空間〈How〉的公司〈Why〉。我從《GIGA JOB》得知貴公司的報導,發現貴公司正是這樣的公司。
Step3【細目答覆(GIGA JOB)】最新一期的《GIGA JOB》裡報導提到貴公司行銷部門的員工,用日本酒的名字替泡澡劑命名的行銷奮鬥史。而我所學習的經濟心理學,正好能解釋這樣的行銷手法為什麼會成功。我非常希望能進入一間可以讓我發揮這項專長的公司。
◆遇到「令人傷腦筋的問題」,這樣回話就對了!
當被問到負面問題或是令人傷腦筋的問題時,必須使用不同形式的回答方式,也就是拋出「關鍵訊息」的回答方法,三步驟馬上學會(1)用【標題答覆】簡潔回答。(2)放入【橋樑】。(3)說出【關鍵訊息】明確提出自己的主張。
《狀況》太太問:「老公,你最近是不是喝太多酒了?」
Step1【標題回覆】沒有吧。我這禮拜只有出差時喝了二次而已啊。
Step2【橋樑】是不是因為我昨天在家喝酒,所以妳才會有這種感覺啊?
Step3【關鍵訊息】其實最近我喝酒的量有減少耶。
說服關鍵雖然直接說「最近喝酒的量有減少」對話一樣能成立,但若加入【橋樑】,則能強化「最近喝酒的量有減少」這個訊息,太太反而不會因此發脾氣。
此外,「但若再補充一下」、「為什麼呢」、「據我所知」、「但是現在不同了」也很適合用來當做緩衝的橋樑句,讓說服力道更加倍。
《狀況》您的缺點是什麼?(不想回答的問題)
Step1【標題答覆】我的個性很急。
Step2【橋樑】話雖如此,我認為這個缺點也可以是優點。
Step3【關鍵訊息】所謂個性很急,就是想到什麼就馬上付諸行動,比起什麼都不做,這種個性達成目標的可能性比較高。
書中針對「不想回答的問題、不可以回答的問題、難以回答的問題、沒有人知道答案的問題、惡意的問題、設下陷阱的問題、誘導式問題、誤導式問題、假設性問題、模糊問題、範圍太廣的問題以及提問者的不當發言」等12個令人傷腦筋的問題精闢分析回話技巧,照著套公式溝通就不會出錯!
【本書三大重點】
Point 1★全書採實境範例,輕鬆學會說話技巧──商場和職場的真實場景,跟著說就對了!
Point 2★搭配不同提示和說話結構,呈現對比效果──掌握重點的關鍵步驟,學習更速效!
Point 3★全方位的危機處理.提供突發狀況的明確指引──淺顯易懂,人人都能迅速了解!
最後其實不是很重要,如果你己經決定買書,也可以不用繼續看下去。(這也是作者教的)你說話滔滔不絕,但是到最後大家還是一臉問號?想要糾正部屬犯錯,你的話卻讓他以為「這樣也沒關係」?說話沒有重點、愈描愈黑,辯論、談判時,總是居下風?你和他人溝通總是───說服力低、雞同鴨講、常常被誤會?別怪別人不了解你,原因就出在你的「結論說得不夠漂亮!」如果你有以上情形,這是你需要擁有這本書的原因。

一開始就將這本書最重要的部份告訴你。(這是作者教的)
「令人驚艷的開場白」就是先說出「結論」活用38個「倒金字塔說話術」,你能「圓融說話」、「精準回答」,還能立刻說服各種人!
為什麼有人說話總是又臭又長,讓人呵欠聲連連?想像一下,如果面試、會議報告時,你只有三分鐘的時間,如何才能在眾人中脫穎而出?很簡單,你的說話內容就得像「水果日報、電視新聞」一樣,要有「令人驚艷的開場白」才會讓人想繼續聽下去。「令人驚艷的開場白」怎麼說?只要運用「倒金字塔說話術」──把最精彩的結論,放在最前面說,次要的內容放在後面,不僅能成功說服各種人,無論報告、求職面試、會議,都能留下好印象,從此溝通更有自信。
◆把結論說得漂亮,除了拿回說話主導權,你還能:減少「失言」的機率馬上引起對方興趣、滿足聽眾的好奇心重要會議、緊急事件時,不會讓對方覺得「你到底在講什麼?」迅速讓對方理解事情的全貌,不讓他有胡思亂想的空間不會造成對方誤解,還能引導對方進行確認
本書作者曾擔任全球知名公關「偉達公共關係顧問公司」的日本分公司總經理,專門幫助公司或公眾人物避免在面對媒體時發表不當發言,至今已為3500多位企業主管、政府高層等處理危機,提升企業形象及經營績效。
作者坦承自己也曾說錯話造成失言,他認為「說話順序」錯誤,很容易引起對方誤會,甚至引起群眾圍剿,因此他將報紙、新聞媒體所運用的寫作模式「倒金字塔」應用在人際溝通上,因為人們在看報時,首先會注意標題,其次看導言、最後看標題的內容。也就是說,在「第一時間」就說出結論,更能克服緊張,不論是報告、演講、面試、記者會,不僅能妥善處理危機,成功說服他人,溝通表達更順暢!
◆ 逆轉自然的說話方式!「倒金字塔說話術」的最強結構
【第1層】導言──一開頭就解答疑問將「結論」說在前面,簡潔敘述事件的5W1H,也就是When、Where、Who、When、What、Why、How,就算雙方沒有共通資訊,也能用導言吸引對方注意。【第2.3.4層】【細目】──掌握「先重後輕」的原則將次要的內容放在後面說,逐一交代事情理由、原因、背景、起源,說話就會像說故事一樣動聽。只要一開始先說出「結論,接著再慢慢鋪陳細節,即使對方不懂專業用語,也能一開始就抓住重點,尤其是忙碌的主管根本沒有時間聽你「慢慢說」,這時候「倒金字塔說話術」就能瞬間讓人記住你!
◆加強「導言」的說服力道,把話說得更好!
想說服他人時,可在話中加入事實、統計、比較、個人經驗等來加強。能讓說話更具真實性與說服力。
● 「研發新產品是敝公司發展的基礎。」→無法引起興趣,對方只會覺得「喔,是這樣啊」「這十年來,我們都會提撥每年營業額的20%作為本年的研發經費」→加入【事實】說服關鍵這樣不但能提高對方興趣,甚至誘導對方說出:「具體的研發費用是多少呢?」、「貴公司在從事哪方面的研發呢?」等問題。
●「本公司口香糖預防蛀牙的效果,是業界第一。」→沒有數據比較,真實性低。「根據墨爾本大學牙醫學系的實驗證明,本公司口香糖預防蛀牙的效果,比他牌含有木糖醇的口香糖高出二倍。」→加入【比較】說服關鍵在內容中提出比較對象、統計數據或是權威專家的意見,就能更具說服力。
◆不想讓對方誤會,讓溝通產生距離感,你還能這麼說:
【不認同對方看法時】╳ 忌使用YesBut說話術!先說「您說的沒錯」緊接著說「但是…」對方也許會覺得這樣應該沒有關係,或是不認為自己有錯○ 一開始就明確表示「不是這樣的」接著說「但是我能理解……」這樣的安慰才不會太過虛假。【職場溝通】╳ 主管總是習慣先說「一定很累吧、真是辛苦你了」緊接著提出「但是專案毫無進展…」等抱怨對方會覺得你不是在責罵他,把主管的話解釋為「原來這樣沒關係」○ 直接說出主張,再安慰對方「我知道你很努力了,但是沒有成果,一切就沒意義了…」【人際】╳「你真不愧是老手!」對方可能會扭曲「你是想說我老嗎?」○ 別用「真不愧、出乎意料的是、相對來說」當開頭,這三句冷箭也很容易引起對方誤解。
◆ 「倒金字塔」冷靜回話三部曲
「回話技巧」也一樣重要,如何聰明回話才不會引起誤解,只要依序【標題答覆】→【導言答覆】→【細目答覆】,就能讓傳達訊息更聚焦!
《面試案例》除了敝公司外,您還有應徵其他公司嗎〈Who〉?
Step1【標題答覆】是。除了貴公司之外,我還應徵了另外三家公司〈Who〉。但是我最想進入的還是貴公司。
Step2【導言答覆】我應徵的另外三家公司〈Who〉,都是位在東京〈Where〉的化妝品製造商〈What〉。它們是在二次大戰前〈When〉開始營業的大規模公司,但是我還是希望能進入一家能有許多成長空間〈How〉的公司〈Why〉。我從《GIGA JOB》得知貴公司的報導,發現貴公司正是這樣的公司。
Step3【細目答覆(GIGA JOB)】最新一期的《GIGA JOB》裡報導提到貴公司行銷部門的員工,用日本酒的名字替泡澡劑命名的行銷奮鬥史。而我所學習的經濟心理學,正好能解釋這樣的行銷手法為什麼會成功。我非常希望能進入一間可以讓我發揮這項專長的公司。
◆遇到「令人傷腦筋的問題」,這樣回話就對了!
當被問到負面問題或是令人傷腦筋的問題時,必須使用不同形式的回答方式,也就是拋出「關鍵訊息」的回答方法,三步驟馬上學會(1)用【標題答覆】簡潔回答。(2)放入【橋樑】。(3)說出【關鍵訊息】明確提出自己的主張。
《狀況》太太問:「老公,你最近是不是喝太多酒了?」
Step1【標題回覆】沒有吧。我這禮拜只有出差時喝了二次而已啊。
Step2【橋樑】是不是因為我昨天在家喝酒,所以妳才會有這種感覺啊?
Step3【關鍵訊息】其實最近我喝酒的量有減少耶。
說服關鍵雖然直接說「最近喝酒的量有減少」對話一樣能成立,但若加入【橋樑】,則能強化「最近喝酒的量有減少」這個訊息,太太反而不會因此發脾氣。
此外,「但若再補充一下」、「為什麼呢」、「據我所知」、「但是現在不同了」也很適合用來當做緩衝的橋樑句,讓說服力道更加倍。
《狀況》您的缺點是什麼?(不想回答的問題)
Step1【標題答覆】我的個性很急。
Step2【橋樑】話雖如此,我認為這個缺點也可以是優點。
Step3【關鍵訊息】所謂個性很急,就是想到什麼就馬上付諸行動,比起什麼都不做,這種個性達成目標的可能性比較高。
書中針對「不想回答的問題、不可以回答的問題、難以回答的問題、沒有人知道答案的問題、惡意的問題、設下陷阱的問題、誘導式問題、誤導式問題、假設性問題、模糊問題、範圍太廣的問題以及提問者的不當發言」等12個令人傷腦筋的問題精闢分析回話技巧,照著套公式溝通就不會出錯!
【本書三大重點】
Point 1★全書採實境範例,輕鬆學會說話技巧──商場和職場的真實場景,跟著說就對了!
Point 2★搭配不同提示和說話結構,呈現對比效果──掌握重點的關鍵步驟,學習更速效!
Point 3★全方位的危機處理.提供突發狀況的明確指引──淺顯易懂,人人都能迅速了解!
最後其實不是很重要,如果你己經決定買書,也可以不用繼續看下去。(這也是作者教的)你說話滔滔不絕,但是到最後大家還是一臉問號?想要糾正部屬犯錯,你的話卻讓他以為「這樣也沒關係」?說話沒有重點、愈描愈黑,辯論、談判時,總是居下風?你和他人溝通總是───說服力低、雞同鴨講、常常被誤會?別怪別人不了解你,原因就出在你的「結論說得不夠漂亮!」如果你有以上情形,這是你需要擁有這本書的原因。 作者:【媒體訓練講師】山口明雄
1945年生於石川縣。東京外國語大學畢業後,進入NHK任職,在帶廣.札幌放送局負責節目製作。1985年創設公關公司「Access East股份有限公司」擔任董事長至今。自1995年起的3年間,兼任全球知名公關公司「偉達公共關係顧問公司(Hill and Knowlton)」日本分公司總經理。17年來,已針對3,500多位企業.政府機關.團體的經營者或主管、公關部門人員、政府高官、財政界的高層等,進行媒體訓練、簡報訓練、商務談話訓練等。著有《不再害怕面對媒體!媒體訓練的一切》等書。
譯者:周若珍Narumi
日文教師,日文翻譯。深愛動物,支持以領養代替購買,以結紮代替撲殺。 前言:為什麼你說話老是被誤會?第1部 「不會招致誤解的說話方式」的技術PART1 別用說故事的方式,應用倒金字塔來敘述1 何謂倒金字塔?2 為什麼用倒金字塔敘述,就不會產生誤解?3 為什麼我們不擅長從結論開始敘述?4 如何才能使用倒金字塔敘述?
PART2 分為「導言」與「細目」1 雙層倒金字塔2 何謂導言?3 不讓人發揮想像力的驚人設計──5W1H4 「導言+細目」是避免產生誤解的劃時代體裁5 替細目賦予魅力的技巧
PART3 試著用新聞體裁撰寫「浦島太郎」1 分別用故事體裁與新聞體裁來說浦島太郎的故事2 倒金字塔的歷史及其今後所扮演的角色
PART4 「不會招致誤解的說話方式」的十個提示1 「拙於言詞的人」,說起話來比「能言善道的人」還要明瞭易懂!?2 「不會招致誤解的說話方式」的提示① 面對問題時,從本質開始回答3 「不會招致誤解的說話方式」的提示② 以「就算說了對方也不懂」為前提而說4 「不會招致誤解的說話方式」的提示③ 配合對方的期望5 「不會招致誤解的說話方式」的提示④ 配合對方的等級6 「不會招致誤解的說話方式」的提示⑤ 只對夥伴和專家使用專業用語7 「不會招致誤解的說話方式」的提示⑥ 不可使用外來語和簡稱8 「不會招致誤解的說話方式」的提示⑦ 辭不達意、說明不足,是招致誤解的源頭9 「不會招致誤解的說話方式」的提示⑧ 避免「Yes, but回答法」10 「不會招致誤解的說話方式」的提示⑨ 極力避免使用模稜兩可的措辭11 「不會招致誤解的說話方式」的提示⑩ 盡量不要比較
PART5 實際演練「不會招致誤解的說話方式」1 「不會招致誤解的說話方式」的範例① 專案報告2 「不會招致誤解的說話方式」的範例② 求職面試的自我介紹3 「不會招致誤解的說話方式」的範例③ 道歉記者會的開場演說
第2部 「不會引來圍剿的回答方式」的技術PART1 網路圍剿與媒體圍剿1 如何避免引來圍剿或失言事件2 不會引來圍剿的說話方式.6個提示
PART2 不會引來圍剿的「說話方式」與「回答方式」1 發言和回答是不同的2 答覆的基本原則──將回答分成3個部份3 該怎麼回答「令人傷腦筋的問題」?4 關鍵訊息5 緩衝不6 面對問題時,第一句話該回答什麼?Ⅲ 「令人傷腦筋的問題」的回答方式①不想回答的問題/②不可以回答的問題/③難以回答的問題/④沒有人知道答案的問題/⑤惡意的問題/⑥設下「陷阱」的問題/⑦誘導式問題/⑧誤導式問題/⑨假設性問題/⑩模糊的問題/⑪範圍太廣的問題/⑫提問者的不當發言(非問題)
PART3 「不會引來圍剿的回答方式」關鍵在於準備1 注意遭到圍剿的前例2 製作預測問答集3 準備意料之外的問題4 做好準備,避免被迫採取守勢5 準備容易被引用、令人印象深刻的評語
後記:用倒金字塔方式說話一點也不難 ◆你說的話,總是被誤解,為什麼?無論在職場或家庭,我們都想和周遭的親友或同事們心靈相通,維持良好的人際關係。然而對許多人來說並不是一件容易的事。為什麼身邊的人無法理解自己呢?為什麼自己所說的話或所做的事,會被旁人誤解呢?相信一定有不少讀者如此自問。所謂的「誤解」就是對事物、詞彙、事實、態度等,做出錯誤的理解或解釋。誤解的原因五花八門,其中最單純的就是「聽錯詞彙」。據說西南戰爭(譯註:由西鄉隆盛率領之叛亂,為日本明治維新期間最後一次內戰)爆發的原因之一,就是聽錯了一個單字。
◎知識不足、先入為主,都會讓溝通失誤「一名隸屬明治政府的警官潛入鹿兒島後,遭到士族逮捕。在拷問下,他表示自己潛入鹿兒島的目的是『視察』,沒想到卻被聽成『刺殺』(譯註:日文中「視察」音同「刺殺」,皆為「しさつ」),士族便誤以為政府打算暗殺西鄉隆盛。」不論這段軼事是否屬實,但實在是個引人發噱的誤解。有些誤解則肇因於聽者自己先入為主的觀念。我曾遇過有人真的將「加齡臭」誤以為是「咖哩臭」(譯註:「加齡臭」即俗稱的「老人臭」;日文中「加齡」音同「咖哩」,皆為「かれい」)。有時「不知道」該詞彙或事實,也是造成誤解的因素。有位專門利用藥物侵蝕紅酒杯表面、在酒杯上施以裝飾的玻璃工藝名家,每次在各種公開場合中提到「蝕刻(etching)真是美妙呀」時,在場的學生都會不停竊笑。這位名家告訴我,他終於明白為什麼了—因為學生並不具備玻璃蝕刻工藝技巧「etching」的相關知識,因此想到別的地方去了吧。像上述這些聽錯、先入為主、知識不足等,問題都是出在聽者的誤解。另一方面,也有不少肇因於說話者的誤解。例如:
‧ 說話時措辭不明確。‧ 使用抽象的表達方式。‧ 自認為彼此有默契。‧ 大量使用模糊的措辭,為自己預留退路。‧ 太顧慮對方的立場,說話有始無終。‧ 拍對方馬屁。‧ 先認可對方的話,隨即又反駁對方。‧ 先慰勞對方,隨即又責罵對方。
這些都是有關說話者態度的因素,而且全都可能成為被誤解的原因。 ◎有聽沒有懂?原來是「說話順序」出問題引發誤解的原因,除了說話者的態度外還有許多因素。事實上,若是說話方式的「結構」出問題,更會讓自己想傳達的意思被對方誤解。所謂說話方式的結構,就是「說話的順序」。我們一般說話都是按照「時間順序」,也就是事情發生的先後順序。小說、相聲等故事,基本上都是按照時間順序來敘述的。因此,按照時間順序進行的說話方式,也可稱為「故事型」。電影或電視劇等的故事,也大都是以故事型的方式演出。我們從小學習的寫作基本方式「起承轉合」,也是「時間順序」的架構。「故事型」是最自然的說話方式。但是這種說話方式其實很容易引起他人誤解。在第一部「倒金字塔說話養成術」中將會透過舉例詳細說明。
◎從「重點」開始說,傳達訊息更聚焦為了避免被誤會,我們不能按照事情發生的順序敘述;從重點開始敘述,才是最佳的說話方式。換言之,只要把平常依照「時間順序」的說話方式,改為依照「重要程度順序」的說話方式,就能大幅減少誤解的產生。依照重要程度順序的說話方式,也可稱為「倒金字塔」。一百多年前,美國就出現一種依照重要程度順序撰寫新聞報導的模式。這是一種劃時代的文章結構,在首段先闡明該則新聞的概要,讓讀者更容易理解詳細的內容。這種文章結構被稱為倒金字塔,現在包括日本在內的世界各國,都視之為報導文體的標準。其後,仿照這種文章結構、依重要程度順序來敘述的說話方式,也被稱為倒金字塔。倒金字塔的文章結構中,其實隱藏著許多工夫。為了避免誤解產生,倒金字塔結構裡設有重重關卡。本書也會針對這一點詳細地說明。各位聽過「媒體訓練」嗎?用一句話簡單解釋,就是「面對媒體專用的說話方式訓練」。在日本,許多企業都在進行這樣的訓練,做為危機管理媒體記者會(也就是道歉記者會)的演習。筆者在這十七年來,已針對三千五百多位企業及團體的經營者、主管、公關部門人員、政府高官、財政界的高層等,進行媒體訓練、簡報訓練、商務談話訓練等。在媒體訓練中,最重要的就是透過訓練學會不被誤解的說話方式。媒體訓練的關鍵,正是訓練倒金字塔的說話方式。
◎簡報、會議、面試,用「倒金字塔」說話就沒問題訓練說話方式的過程中,當然也包括回答方式的訓練。在這裡可以學到如何一邊回答記者提出的尖銳問題,同時堅定地闡明自己的主張。而祕訣其實就是活用「倒金字塔」明快地闡述自己的主張,不會被誤會的回答方法,將在本書的第二部中詳述。所謂的「網路霸凌」,就是眾多網友針對某人在部落格或推特上的發文,大舉留下責怪、誹謗、中傷等留言,使該發言者面對輿論圍剿的情況。光是這幾年,就有數不清的經營者和政治家因為不當發言被媒體過度報導,而導致公司倒閉,或是因為失言丟掉官位。在大眾媒體面前引起網路霸凌的,幾乎都是公眾人物,但是在社群媒體上,每個人都有可能成為論戰的受害者。截至二○一二年為止,光是推特,在日本的帳號數量就有約三千萬個。根據日本總務省的調查,目前日本國內定期更新的部落格,總共有約三百萬個;而到二○一一年為止,共有約兩千七百萬人擁有部落格。避免不當發言及失言的媒體訓練,是專門針對「回答方式」所特別設計的訓練。因為毫無準備就回答記者的提問,或是被記者誘導而脫口而出的言詞,經常會被媒體報導為不當發言。本書提供的技巧相信對於避免在社群媒體中引發網路霸凌,也一定非常有幫助。「倒金字塔」是一種對於經常在人前說話的商務人士特別有益的說話技巧。而這些相關知識,負責在網路上應對顧客的公關部門人員亦可應用;正準備接受求職面試的學生們,必定也能有所收穫。另外,我也衷心期盼,因為不明白自己所說的話為何無法明瞭地傳達、為什麼老是被誤解而煩惱的讀者們,這本書能助你一臂之力,讓的實力能夠充分發揮,為自己的人生開創更多可能性,將令我感到無上的喜悅。
山口明雄
 
◆逆轉說話順序,先說「結論」更精采倒金字塔(inverted pyramid)顧名思義是指顛倒的金字塔。頂點在最上方,把它顛倒之後,頂點就變成巨大的四角底座。延伸運用在日常生活中,從大事到小事,按照事情的重要性陳述,就是所謂的倒金字塔。倒金字塔也是電視、報紙等媒體在報導寫作時的國際標準。不僅如此,更有人把它視為一種淺顯易懂、不會被誤解的文章體裁,廣泛地應用在論文、簡報、企劃書、E-mail、部落格等撰寫。在擔任媒體訓練講師時,我也經常傳授「倒金字塔說話術」幫助大家培養不會被誤會的說話方式。簡言之,倒金字塔就是先說出最重要的「結局」,緊接著再說出「第二重要」的內容,通常我們會在這時說明造成結局的理由及原因。然後才是第三重要的內容,接著再敘述更次要的內容..依此類推。別以為這個很容易,有位擔任小學老師的朋友曾告訴我,對於小孩來說,倒金字塔的說話方式非常困難。聽說他有一回帶著四年級的小學生遠足,回程時,一頭山豬從旁邊狂奔而過,這個畫面當場讓大家驚訝不已。隔天,他要求孩子們以「我遇見了山豬」為題目寫一篇作文。雖然老師有引導學生可以先寫出自己「印象最深刻」的地方,但幾乎全班同學還是從「出發去遠足」開始寫起。依照早上起床、學校集合、跟同學一起走出校門、吃午餐..流水帳式的敘述;至於看見山豬被嚇一跳的事情,都被學生放到作文的最後才出現。由此可知,按照時間順序說話,是最自然的表達方式,平時我們常不自覺地使用這種方式說話。但是,當我們想表達一件會讓對方感到驚訝的事情時,又會很自然地使用倒金字塔敘述。就像下面的例子:
「我的車被撞了!」「對方是一輛計程車,他根本沒看紅綠燈就一頭撞上我的車門。我們兩台車都嚴重凹陷,幸好沒人受傷。那是今天早上十點左右發生的事,當時我才剛收完貨回來。就在店外面那個十字路口撞到。後續的處理真是累人。總共來了四輛警車,還有一堆人在旁邊圍觀。我一直處理到下午,才算能回去上班呢。」
範例中說話者一開始先說出「我的車被撞了」這個結論,接著再說明「一輛計程車根本沒看紅綠燈,一頭撞上我的車門」這個理由,最後再依照對方認為重要的順序來敘述車禍的始末。這就是倒金字塔的說話方式,不過在日常生活中,我們卻極少使用這種方式來敘述事情。

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